Esta Política explica cómo ZYNCRA SAS(“Zyncra”, “nosotros”) recolecta, usa, comparte, conserva y protege los datos personales tratados en la plataforma Zyncra. Se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas colombianas sobre protección de datos personales (habeas data).
1. Quiénes somos
ZYNCRA SAS, sociedad comercial identificada con NIT 902.076.545-0, con domicilio principal en Bogotá D.C., Colombia (Calle 78B No. 116B-50), matrícula mercantil No. 04117472 de la Cámara de Comercio de Bogotá. Correo de contacto para asuntos de datos personales: soporte@zyncra.app.
2. Nuestro doble rol
Zyncra trata datos personales bajo dos roles distintos, y de ello depende a quién debe dirigirse usted para ejercer sus derechos:
- Como Responsable. Respecto de los datos de los negocios que contratan la plataforma y de sus usuarios (dueños, administradores y colaboradores): datos de registro, facturación y uso del Servicio. También somos Responsables de los datos de quienes nos piden información sin ser todavía clientes —por ejemplo, al llenar un formulario en uno de nuestros anuncios o al escribirnos por WhatsApp—.
- Como Encargado. Respecto de los datos de los clientes finales del negocio —las personas que reservan una cita, escriben por WhatsApp o compran en el punto de venta—. El Responsable de esos datos es el negocio que usa Zyncra, no nosotros. Nosotros los tratamos únicamente siguiendo sus instrucciones y para prestarle el Servicio.
En consecuencia, si usted es cliente de una barbería, salón o consultorio que usa Zyncra y desea conocer, actualizar o suprimir sus datos, debe dirigirse a ese negocio. Si nos escribe directamente, trasladaremos su solicitud al negocio correspondiente y le informaremos.
3. Qué datos tratamos
De los negocios y sus usuarios:
- Datos de cuenta: nombre, correo electrónico, teléfono y contraseña (almacenada cifrada, nunca en texto plano).
- Datos del negocio: razón social, NIT, dirección, sedes, horarios, logo e imágenes.
- Datos de facturación y del plan contratado.
- Registros técnicos: dirección IP, fecha y hora de acceso, y acciones realizadas dentro de la plataforma.
De los clientes finales, por cuenta del negocio:
- Nombre, teléfono, correo electrónico y fecha de nacimiento.
- Historial de citas, servicios tomados, profesional atendido y notas registradas por el negocio.
- Compras y pagos registrados en el punto de venta, y facturas electrónicas cuando el negocio las emite.
- Mensajes intercambiados por WhatsApp con el negocio, cuando este ha conectado ese canal.
- Reseñas y calificaciones que el cliente decida dejar.
Algunos negocios del sector salud y estética pueden registrar información adicional sobre el servicio prestado. Ese contenido es definido y controlado por el negocio, que es su Responsable, y en la plataforma está sujeto a controles de acceso reforzados y a registro de consultas.
De quienes nos piden información (interesados en contratar Zyncra):
- Nombre, teléfono y correo electrónico que usted nos entrega al llenar un formulario en uno de nuestros anuncios en Facebook o Instagram, al escribirnos por WhatsApp, al usar el chat de nuestro sitio o al dejarnos sus datos en cualquier otro formulario nuestro.
- Lo que nos cuenta sobre su negocio para que podamos orientarlo: tipo de negocio, ciudad, tamaño del equipo y qué necesita resolver.
- El historial de esa conversación comercial y las notas que registra nuestro equipo durante el seguimiento.
4. Para qué los usamos
- Prestar el Servicio: agenda, recordatorios, punto de venta, facturación, inventario y reportes.
- Confirmar, recordar, reprogramar o cancelar citas por WhatsApp, correo o notificación.
- Autenticar usuarios y controlar qué puede ver y hacer cada perfil.
- Facturar el plan contratado y gestionar cobros.
- Prevenir fraude, abuso y accesos no autorizados.
- Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
- Mejorar la plataforma mediante estadísticas agregadas que no identifican a personas concretas.
- Atender y dar seguimiento a quien nos pide información: responderle, entender qué necesita, mostrarle cómo funciona Zyncra, enviarle su enlace de pago si decide contratar y volver a contactarlo si la conversación queda a medias. Ese contacto se hace por WhatsApp, correo o teléfono, al dato que usted mismo nos dio, y puede pedirnos que paremos en cualquier momento.
Las campañas de marketing que un negocio envíe a sus propios clientes son responsabilidad de ese negocio, que debe contar con la autorización previa de los destinatarios.
No usamos los datos de nuestros interesados para nada distinto de ese contacto comercial: no los vendemos, no los cedemos a terceros para que le ofrezcan sus productos y no los mezclamos con los datos que los negocios guardan de sus propios clientes.
5. WhatsApp Business
Cuando un negocio conecta su número mediante la API de WhatsApp Business de Meta, Zyncra recibe y almacena los mensajes intercambiados entre ese negocio y sus clientes, junto con el número de teléfono y el nombre de perfil que WhatsApp proporciona. Esa información se usa exclusivamente para:
- Mostrar la conversación en la bandeja de entrada del negocio.
- Permitir que el negocio responda, de forma manual o mediante el asistente automático.
- Agendar, reprogramar o cancelar citas solicitadas por ese canal.
No usamos el contenido de esos mensajes para publicidad, no lo vendemos y no lo compartimos con otros negocios de la plataforma. El intercambio con Meta se rige además por las políticas de WhatsApp Business.
6. Inteligencia artificial
La plataforma incluye un asistente (“Hanna”) que responde mensajes y ayuda al negocio a consultar su información. Para generar esas respuestas, el texto de la conversación y un resumen de los datos necesarios (servicios, disponibilidad, citas) se envían a proveedores de modelos de lenguaje que actúan como encargados. Estos proveedores procesan la información para producir la respuesta y no la utilizan para entrenar sus modelos. No enviamos contraseñas, datos de tarjetas ni credenciales.
Ese mismo asistente atiende nuestra propia línea comercial: si usted nos escribe para pedir información sobre Zyncra, es posible que las primeras respuestas las genere Hanna y no una persona. En cualquier momento puede pedir hablar con alguien del equipo, y a partir de ahí la conversación la continúa una persona.
7. Con quién los compartimos
No vendemos datos personales. Los compartimos únicamente con proveedores que nos ayudan a operar el Servicio, bajo contrato y con obligación de confidencialidad:
- Proveedores de infraestructura y base de datos, para alojar y respaldar la información.
- Meta Platforms, para el envío y recepción de mensajes de WhatsApp.
- Proveedores de modelos de lenguaje, para las funciones de asistente descritas arriba.
- Proveedores de correo transaccional, para confirmaciones y recordatorios.
- Proveedores de facturación electrónica, cuando el negocio emite facturas ante la DIAN.
- Autoridades competentes, cuando exista una orden judicial o una obligación legal.
8. Transferencia internacional
Algunos de nuestros proveedores están ubicados fuera de Colombia, principalmente en los Estados Unidos. Al usar la plataforma, usted entiende que sus datos pueden ser almacenados o procesados en esos países. Exigimos a dichos proveedores estándares de seguridad y confidencialidad equivalentes a los previstos en la legislación colombiana.
9. Cuánto tiempo los guardamos
Conservamos los datos mientras la cuenta del negocio esté activa y durante el tiempo adicional necesario para cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, o para atender reclamaciones. Terminada la relación, el negocio puede solicitar la exportación o supresión de su información, salvo aquella que la ley nos obligue a conservar.
Los datos de quienes nos pidieron información y no llegaron a contratar se conservan hasta dos años desde el último contacto, por si la conversación se retoma, y se suprimen antes si usted lo solicita.
10. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables: cifrado en tránsito, contraseñas almacenadas con funciones de derivación seguras, aislamiento de la información entre negocios mediante políticas de acceso a nivel de base de datos, control de permisos por perfil, límites de tasa y registro de eventos. Ningún sistema es infalible: si ocurriera un incidente que afecte datos personales, lo informaremos a los afectados y a la autoridad competente conforme a la ley.
11. Sus derechos
Como titular de datos personales, usted puede:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión, cuando no exista un deber legal de conservarlos.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales.
Para ejercerlos, escriba a soporte@zyncra.app indicando su solicitud y un medio de contacto. Responderemos en los términos de ley. Recuerde que, si sus datos fueron registrados por un negocio que usa Zyncra, ese negocio es el Responsable y trasladaremos su solicitud.
12. Cookies y publicidad
Usamos cookies y almacenamiento local estrictamente necesarios para mantener la sesión iniciada y recordar preferencias básicas, como la sede seleccionada.
En nuestro sitio público (no dentro del panel de su negocio ni en las páginas de reserva de nuestros clientes) usamos el píxel de Meta para medir el resultado de nuestra publicidad en Facebook e Instagram: saber cuántas personas que vieron un anuncio visitaron la página y crearon una cuenta. Ese píxel instala cookies propias de Meta (_fbp y _fbc) y nos permite mostrar anuncios a personas con intereses similares.
Cuando alguien completa el registro, enviamos a Meta la confirmación de esa conversión desde nuestros servidores. El correo y el teléfono se transmiten cifrados con una función resumen irreversible (SHA-256): Meta los usa solo para emparejar la conversión y nosotros nunca enviamos esos datos en texto plano. Puede oponerse a esta publicidad personalizada desde la configuración de anuncios de su cuenta de Facebook o Instagram, o bloqueando las cookies en su navegador; nada de esto afecta el funcionamiento de Zyncra.
Formularios dentro de nuestros anuncios. Algunos de nuestros anuncios en Facebook e Instagram incluyen un formulario que se llena sin salir de esas aplicaciones. Si usted lo completa, Meta nos entrega el nombre, el teléfono y el correo que haya escrito allí, junto con lo que nos cuente sobre su negocio. Recibimos esos datos como Responsables y los usamos únicamente para contactarlo y atender su interés en Zyncra, tal como se describe en la sección 4; no los vendemos ni los cedemos a terceros con fines publicitarios. Mientras el formulario está dentro de Facebook o Instagram, el tratamiento que Meta hace de esa información se rige además por la política de datos de Meta. Para que dejemos de contactarlo y borremos sus datos basta con que nos lo pida por cualquiera de los medios de la sección 15, o que responda a nuestro mensaje pidiendo que no lo contactemos más.
13. Menores de edad
La plataforma está dirigida a negocios y a personas mayores de edad. Cuando un negocio registre datos de un menor —por ejemplo, para una cita—, es responsabilidad de ese negocio contar con la autorización de sus padres o representantes legales, conforme a la ley.
14. Cambios a esta Política
Podemos actualizar esta Política para reflejar cambios en la plataforma o en la normativa. Publicaremos la versión vigente en esta página con su fecha de actualización y, si el cambio es sustancial, lo informaremos por los canales habituales.
15. Contacto
ZYNCRA SAS · NIT 902.076.545-0 · Calle 78B No. 116B-50, Bogotá D.C., Colombia · soporte@zyncra.app